Ủy thác nhập khẩu cần giấy tờ gì? Những hồ sơ cần biết

Nhập hàng từ nước ngoài về Việt Nam đòi hỏi doanh nghiệp xử lý nhiều chứng từ và thủ tục liên quan. Với những đơn vị chưa có kinh nghiệm, ủy thác nhập khẩu là giải pháp giúp giảm bớt công việc trong quá trình mua hàng, vận chuyển và thông quan. Vậy ủy thác nhập khẩu cần giấy tờ gì? Dưới đây là những nhóm hồ sơ quan trọng bạn nên biết.

Hồ sơ cần có khi ủy thác nhập khẩu

Ủy thác nhập khẩu là hình thức bên có nhu cầu nhập hàng thuê một đơn vị có chức năng xuất nhập khẩu thực hiện một phần hoặc toàn bộ quy trình nhập khẩu. Hai bên sẽ ký kết hợp đồng để xác định phạm vi công việc, chi phí và trách nhiệm liên quan.

Khi thực hiện, hồ sơ thường được chia thành 3 nhóm chính:

1. Hồ sơ giữa bên ủy thác và đơn vị nhận ủy thác

Trước khi nhập hàng, hai bên cần chuẩn bị hợp đồng ủy thác nhập khẩu và các thông tin liên quan đến lô hàng. Doanh nghiệp nên cung cấp đầy đủ tên sản phẩm, hình ảnh, model, thành phần, công dụng và thông số kỹ thuật để đơn vị dịch vụ kiểm tra chính sách nhập khẩu.

2. Chứng từ phục vụ thủ tục hải quan

Tùy từng lô hàng, bộ chứng từ nhập khẩu có thể bao gồm:

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract).
• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Bill of Lading/Air Waybill.
• Tờ khai hải quan.
• C/O nếu có.
• Giấy phép hoặc chứng từ kiểm tra chuyên ngành nếu mặt hàng yêu cầu.

Thành phần hồ sơ có thể thay đổi tùy theo mã HS, xuất xứ và chính sách quản lý của từng mặt hàng. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi yêu cầu nhà cung cấp vận chuyển hàng.

3. Chứng từ sau khi hoàn tất nhập khẩu

Sau khi hàng được thông quan, bên ủy thác cần nhận và lưu trữ các chứng từ liên quan như tờ khai hải quan, hóa đơn, chứng từ thuế và biên bản bàn giao hàng hóa theo trường hợp thực tế. Đây là những tài liệu quan trọng phục vụ việc đối chiếu giao dịch, kế toán và lưu hồ sơ hàng hóa.

Cần lưu ý gì khi chuẩn bị hồ sơ?

Ngoài việc chuẩn bị đủ giấy tờ, doanh nghiệp cần đối chiếu thông tin giữa Contract, Invoice, Packing List, vận đơn và tờ khai hải quan. Tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá và thông tin các bên cần đảm bảo chính xác, thống nhất.

Đối với hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, nên kiểm tra sớm yêu cầu về giấy phép, công bố hoặc kiểm tra chuyên ngành. Mã HS và chứng nhận xuất xứ (C/O) cũng cần được xem xét cẩn thận vì có liên quan đến chính sách nhập khẩu và nghĩa vụ thuế.

XEM THÊM: Chi phí nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc gồm những khoản nào?

Lựa chọn đơn vị ủy thác nhập khẩu phù hợp

Nếu chưa có kinh nghiệm về chứng từ và thủ tục hải quan, doanh nghiệp có thể lựa chọn đơn vị ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc để hỗ trợ trong quá trình thực hiện.

NKCN Logistics cung cấp giải pháp hỗ trợ nhập khẩu hàng Trung Quốc chính ngạch, từ làm việc với nhà cung cấp, vận chuyển đến xử lý các thủ tục nhập khẩu liên quan. Doanh nghiệp có thể gửi trước thông tin sản phẩm để được tư vấn hồ sơ và phương án thực hiện phù hợp với từng lô hàng.

Nhìn chung, hiểu rõ ủy thác nhập khẩu cần giấy tờ gì sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn trước khi đặt hàng và hạn chế những vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan. Đặc biệt, hãy kiểm tra chính sách mặt hàng và chứng từ cần thiết trước khi hàng được vận chuyển về Việt Nam.