Hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu gồm những gì? Lưu ý khi chuẩn bị

Chuẩn bị hồ sơ hải quan là bước quan trọng khi nhập khẩu hàng hóa về Việt Nam. Chứng từ thiếu hoặc thông tin không thống nhất có thể khiến doanh nghiệp phải bổ sung, giải trình và kéo dài thời gian xử lý. Vậy hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu gồm những gì, giấy tờ nào cần chuẩn bị và đâu là những điểm cần kiểm tra trước khi khai báo?

Những nhóm chứng từ trong hồ sơ hải quan nhập khẩu

Bộ hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào mặt hàng, phương thức vận chuyển, loại hình nhập khẩu và chủ thể thực hiện. Nếu mới tìm hiểu nhập khẩu chính ngạch cần giấy tờ gì, doanh nghiệp có thể chia chứng từ thành ba nhóm để thuận tiện rà soát.

Tờ khai hải quan và chứng từ giao dịch

Đây là nhóm giấy tờ cần kiểm tra trước tiên khi chuẩn bị hồ sơ cho một lô hàng:

• Tờ khai hải quan: Thể hiện thông tin người nhập khẩu, tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá, xuất xứ và các chỉ tiêu liên quan.
• Hóa đơn thương mại: Cung cấp thông tin giao dịch, giá hàng và điều kiện thương mại, áp dụng khi người mua phải thanh toán cho người bán, trừ trường hợp được miễn nộp.
• Vận đơn hoặc chứng từ vận tải tương đương: Thể hiện thông tin vận chuyển, người gửi, người nhận và lô hàng, áp dụng theo phương thức vận chuyển và trường hợp cụ thể.

Doanh nghiệp cần lưu ý, yêu cầu nộp vận đơn có ngoại lệ, trong đó có hàng nhập khẩu qua cửa khẩu biên giới đường bộ. Vì vậy, không nên áp dụng nguyên một danh sách chứng từ vận tải cho mọi tuyến nhập hàng.

Chứng từ theo chính sách mặt hàng

Tùy sản phẩm và yêu cầu quản lý, hồ sơ có thể cần thêm giấy phép nhập khẩu, chứng từ kiểm tra chuyên ngành hoặc giấy tờ chứng minh đơn vị nhập khẩu đáp ứng điều kiện tương ứng.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu về tờ khai trị giá hải quan, chứng từ chứng nhận xuất xứ và danh mục máy móc, thiết bị kèm phiếu theo dõi trừ lùi đối với trường hợp phân loại máy liên hợp, tổ hợp máy hoặc máy móc chưa lắp ráp, tháo rời theo quy định.

Với hàng nhập khẩu từ Trung Quốc, C/O Form E là chứng từ xuất xứ được sử dụng để đề nghị hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt theo ACFTA. Tuy nhiên, có Form E không đồng nghĩa mọi mặt hàng đều được áp thuế 0%; cần đối chiếu mã HS, biểu thuế và điều kiện hưởng ưu đãi.

Chứng từ theo chủ thể và hình thức nhập khẩu

Hợp đồng ủy thác thuộc hồ sơ phải nộp khi ủy thác nhập khẩu hàng thuộc diện cần giấy phép, chứng từ kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng từ chứng minh đủ điều kiện nhập khẩu. Doanh nghiệp sử dụng hình thức này có thể tham khảo thêm hồ sơ cần chuẩn bị khi ủy thác nhập khẩu để phân định trách nhiệm cung cấp giấy tờ giữa hai bên.

Thương nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thực hiện quyền nhập khẩu còn có yêu cầu chứng từ riêng. Doanh nghiệp cần xác định đúng tư cách của bên đứng tên nhập khẩu để chuẩn bị hồ sơ phù hợp.

Không phải lô hàng nào cũng cần đầy đủ mọi nhóm chứng từ nêu trên. Việc lập danh sách giấy tờ phải dựa trên đặc điểm và trường hợp nhập khẩu thực tế.

Cần chuẩn bị thêm những tài liệu nào?

Bên cạnh hồ sơ nộp cho cơ quan hải quan, doanh nghiệp nên chuẩn bị hợp đồng mua bán, phiếu đóng gói – Packing List, catalogue và chứng từ thanh toán để quản lý, đối chiếu và giải trình khi cần.

Packing List giúp kiểm tra số kiện, trọng lượng và cách đóng gói. Hợp đồng mua bán thể hiện thỏa thuận giữa các bên, trong khi catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật hỗ trợ làm rõ cấu tạo, công dụng và thông số hàng hóa.

Cần phân biệt tài liệu phục vụ quản lý lô hàng với chứng từ bắt buộc phải nộp trong từng thủ tục. Không phải tất cả giấy tờ doanh nghiệp lưu giữ đều phải nộp ngay khi đăng ký tờ khai.

Lưu ý giúp hạn chế sai sót khi chuẩn bị hồ sơ

Trước khi đặt hàng, doanh nghiệp nên thu thập đủ thông tin sản phẩm và kiểm tra chính sách nhập khẩu. Với mặt hàng cần giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành, hãy thống nhất sớm trách nhiệm cung cấp tài liệu của nhà cung cấp.

Trước khi khai báo, cần rà soát các thông tin sau:

• Tên, địa chỉ của các bên tham gia giao dịch.
• Tên hàng, model, chất liệu, công dụng và thông số kỹ thuật.
• Số lượng, đơn vị tính, đơn giá và tổng trị giá.
• Số kiện, trọng lượng và thông tin vận chuyển.
• Nội dung chứng từ xuất xứ và các giấy phép liên quan, nếu có.

Nếu phát hiện chênh lệch, doanh nghiệp nên yêu cầu bên phát hành kiểm tra, điều chỉnh hoặc cung cấp cơ sở giải thích rõ ràng trước khi sử dụng chứng từ.

Song song với việc hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp cần dự toán chi phí nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc, bao gồm vận chuyển, thuế, phí làm thủ tục và các khoản liên quan. Chuẩn bị sớm cả chứng từ lẫn ngân sách giúp chủ động kế hoạch nhận hàng.

NKCN Logistics hỗ trợ nhập khẩu hàng Trung Quốc

Với doanh nghiệp cần hỗ trợ nhập khẩu chính ngạch hàng Trung Quốc, NKCN Logistics cung cấp dịch vụ tư vấn mặt hàng, tra cứu mã HS, dự toán thuế và chi phí, phối hợp chuẩn bị chứng từ và tổ chức vận chuyển về Việt Nam.

Doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn dịch vụ ủy thác nhập khẩu với phạm vi công việc, trách nhiệm và hồ sơ bàn giao được thống nhất trong hợp đồng.

Hiểu rõ hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu gồm những gì giúp doanh nghiệp chủ động làm việc với nhà cung cấp và đơn vị logistics. Để được tư vấn theo từng lô hàng, hãy gửi NKCN Logistics thông tin sản phẩm, số lượng và chứng từ hiện có qua hotline 096.177.1688.